Réussir les réunions mixtes entre présentiel et distanciel

Avec le développement du télétravail et de la mobilité professionnelle, les entreprises sont confrontées à un nouveau défi : organiser des réunions mixtes entre les employés en présentiel et en télétravail. Pour réussir une telle réunion, voici quelques astuces à mettre en place.

1. Planifier la réunion

Avant la réunion, il est important de bien planifier celle-ci. Il est conseillé de choisir une date et une heure qui conviennent à tous les participants, ainsi que le lieu de la réunion. Si la réunion a lieu dans une salle physique, vérifiez la qualité de la connexion internet et des équipements audiovisuels pour éviter les problèmes techniques.

2. Informer les participants

Informer les participants à l'avance sur la nature de la réunion, les objectifs, les points à discuter, ainsi que les règles et les consignes pour participer. Il est important de fixer les règles pour assurer une bonne communication entre les personnes en télétravail et en présentiel.

3. Équiper la salle de réunion

Il est nécessaire d’équiper la salle de réunion d’un matériel adapté permettant de connecter les personnes en visioconférence. Il est conseillé d’utiliser un microphone et un haut-parleur de qualité pour permettre aux employés en télétravail d'entendre clairement les personnes présentes dans la salle. La caméra doit être placée de manière à ce que les participants en télétravail puissent voir les autres membres de l'équipe. Des systèmes de visioconférence techniques permettent de suivre et zoomer sur la personne qui s'exprime.

4. Prévoir les outils de communication en ligne

Il est important de prévoir les outils de communication en ligne qui permettront aux employés en télétravail de communiquer par chat ou de poser des questions pour éviter les bruits de fonds inutiles. Vous pouvez utiliser des applications comme Slack ou Zoom.

5. Organiser la réunion

Lors de la réunion, il est important que chacun puisse s'exprimer et être entendu. Il est donc recommandé d'utiliser un système de prise de parole pour éviter la confusion et permettre à chacun d'exprimer son point de vue. Il est important d'inviter les collaborateurs à distance à prendre la parole, il est parfois plus difficile de savoir à quel moment parler lorsque l'on est derrière un ordinateur.

6. Vérifier la qualité des connexions

Vérifiez régulièrement la qualité des connexions pour éviter les problèmes techniques. Effectuez un test avant chaque réunion et prévoyez un quart d'heure de préparation avant la réunion.

7. Éviter les interruptions

Pour éviter les interruptions, il est conseillé de mettre en place une signalisation permettant de signaler les moments de parole et les moments de silence. Les employés en télétravail doivent être traités de manière égale et bénéficier du même temps de parole que les employés en présentiel.

En somme, organiser une réunion mixte est un véritable défi et nécessite une bonne planification et une bonne préparation. En suivant ces astuces, vous pourrez assurer une bonne communication et une collaboration efficace entre les employés en présentiel et les employés en télétravail.